2　完結文書は、保存年限ごとに整理しなければならない。

2　担当者は、ファイルタイトルラベル(別記様式第1号)を作成し、各分類ごとに整理保管をしなければならない。

3　第1項の規定による保管については、文書分類ごとに整理されたフォルダー名をファイルメンテナンス原票(別記様式第2号)により、適時事務局長まで報告するものとする。

4　事務局長は、前項の報告を受けたときは、速やかにファイルタイトルラベル(別記様式第1号)を発行し、当該担当者に引き渡すものとする。

5　第1項の規定にかかわらず、図面等は、別に事務局長が指示する方法により保管することができる。

6　事務室において文書を保管することができる期間は、文書の完結日から文書完結年度の翌年度の3月31日(暦年による文書にあっては、文書完結年の翌年の12月31日)までとする。

7　文書は、執務中を除き、自己の手元に置いてはならない。

2　文書の保存年限は、別表に定める文書保存年限区分表を基準として、事務局長が定める。

3　前2項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間によるものとする。

2　事務局長は、前項の規定により文書の引継ぎを受ける際には、当該文書整理状況及び保存期間の適否について審査するものとする。

3　事務局長は、前2項の規定により文書の引継ぎを受けた際には、当該文書の保存期間中書庫に適切に保存するとともに、貸出し及び公開に供することができるよう公文書目録(別記様式第4号)を整理しておかなければならない。

2　事務局長は、文書の保存期間が経過した場合において、継続して保存する必要があると認めるときは、当該文書の保存期間を延長することができる。

3　文書の廃棄は、裁断、焼却、溶解その他適切な方法により行わなければならない。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。